Материальный отчет. Материальный отчет Форма м 19 отчет о расходе материалов в строительстве

При реализации строительства капитальных объектов любого вида процесс расходования материалов осуществляется по разработанным нормам. Они зависят от конкретной разновидности работы, а также от особенностей объекта. При этом контроль фактического расходования стройматериалов, документальное отражение фактов возлагается на прораба, который заполняет отчет по единой форме М-29.

Документ относится к строгой отчетности, поэтому ведение бумаги должно проводиться в четком соответствии с правилами (названия работ, единицы измерения, точность расчетов и т.п.). Сам бланк формы М-29 содержит 21 графу. Особенности заполнения приведены в таблице (прораб заполняет только графы с 10 по 21 включительно).

Если расхождение между фактическим и нормативным расходом не связано собственно со строительным процессом, такие материалы списывать запрещается, и подобные ситуации никак не отражаются в отчете по форме М-29. Таким образом, прораб фиксирует только технически обоснованные расхождения.

Как правило, строительство ведется в течение нескольких лет, поэтому в отчетах заполняется графа с итогами по всему году. Если же объект только начал осваиваться (т.е. год не прошел), в этой графе ставится прочерк.

Юридическое значение документа

Среди всех отчетных документаций, принятых в строительстве, отдельную категорию составляют документы, фиксирующие процесс освоения стройматериалов в течение определенного периода времени. Форма М-29 является основной отчетностью, которая позволяет отслеживать расход материалов в целях строительства. Документ выполняет 2 важные функции:

1. Прежде всего, это основная отчетная документация, согласно которой осуществляется списание материалов в связи с расходами на строительство.
2. Также согласно этой форме можно отследить фактическое расходование, его возможное расхождение с нормативным (в соответствии с документами). Впоследствии отчеты о расхождении составляются с опорой на данные документа, составленного по форме М-29.

Особенности оформления документа следующие:

1. Его оформляет, ведет и сдает прораб (или начальник участка).
2. Если объект достаточно большой, и на участке работает несколько прорабов, то документ ведется только начальником этого участка (или старшим прорабом).
3. Работает принцип: «один объект – один документ». Т.е. если на участке возводится сразу несколько строительных сооружений, то и бланков нужно заполнить в ровно таком же количестве. При этом в инструкции по заполнению указывается, что под объектом понимается не только само здание (капительное недвижимое сооружение), но и его элементы, а также коммуникации:

• оборудование;
• сети коммуникационные (инженерные) – водоподача, водоотведение, тепло- и газопроводы, электрические сети;
• пристройки и надстройки.

Таким образом, в юридическом и бухгалтерском аспекте именно этот отчет позволяет проанализировать себестоимость всех проведенных работ на объекте (т.е. узнать и себестоимость всего здания), установить факт перерасхода (если таковой есть) и определить его причины.

Отчет ведется в течение всего года, поэтому, как правило, он состоит из нескольких страниц. Страницы прикладываются в хронологическом порядке и нумеруются. В конце документа указывается общее их количество. На следующий год заводится новый отчетный документ.

Документ имеет унифицированную форму, которая применяется во всех случаях, при контроле расходования при любом виде строительных работ:

• свайные;
• геодезические;
• отделочные;
• работы по монтажу и многие другие.

В состав документа входят 2 раздела:

1. Потребность в стройматериалах согласно нормативным документам. Этот раздел оформляется исключительно сотрудниками производственно-технического отдела.
2. Сведения о фактическом процессе расходования материалов.

Таким образом, к обязанностям прораба относятся 3 ключевые функции:

1. Заполнение второго разделы формы.
2. Сдача отчетности в технический отдел.
3. Фиксирование расхождений между нормативом и фактом, объяснение вызвавших их причин в письменном виде.

Документы, использующиеся при составлении отчета

Проведение отчета вне зависимости от конкретного объекта и вида работ осуществляется только с использованием нормативных источников разного уровня:

1. Информация о строительных работах, полный перечень которых можно найти в журнале учета.
2. Нормативные данные, на основании которых устанавливаются допустимые объемы расходования по каждой разновидности строительных работ:

• правила и методика, которые были разработаны специальным ведомством СССР – Госстрой (они имеют общее, универсальное применение и до сих пор используются в разных министерствах и государственных структурах);
• расходные нормы, установленные в конкретном органе, структуре или ведомстве (например, в Министерстве строительства России) – они не являются частью межведомственных норм, но также используются в отчетности;
• расходные нормы, которые были разработаны на местном уровне (т.е. в конкретной строительной организации, СМУ и т.п.).

1. Первичные документы, в которых отражаются сведения по учету стройматериалов.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Все нормативные данные по расходам обязательно снабжаются ссылкой на конкретный документ (название, номер, дата утверждения, прочие реквизиты).

Порядок ведения

Инструкция предусматривает не только утвержденную форму М-29, но и конкретный порядок ведения отчетности, сдачи документов, доработок, объяснения причин несоответствия фактических и нормативных расходов. Прорабу или начальнику участка, который фиксирует данные в отчете, следует исходить из такого порядка:

1. Непосредственный контроль работы прораба по заполнению этого отчета осуществляется в производственно-техническом отделе, а также в бухгалтерии, представители которой использую данные для дальнейшего учета расходов.
2. В техническом отделе заводятся равноценные копии документа по каждому объекту капитального строительства (т.е. в точности такие же формы М-29 и в точно таком же количестве).
3. Периодический контроль осуществляется ежемесячно. Прораб сдает заполненный отчет, представители технического отдела и бухгалтерии снимают копию, заверяют ее подписями.
4. Далее возможны два варианта развития. Если фактическое расходование точно совпадает с нормативным, документ просто подписывается начальником строительной компании и возвращается на руки прорабу в течение 4 рабочих дней.
5. Если же в фактическом расходовании есть несоответствия с нормативными (касается только случаев завышения нормы), то вместе с отчетностью прораб предоставляет объяснительную записку установленной формы.

Документ также предоставляется ежемесячно. После пояснений прораба свое заключение выносит технический отдел – его мастер и начальник. Руководитель в самом конце отчета ставит подпись, расшифровку и дату.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. С объяснительной записки о расхождениях также снимается копия и хранится вместе с копией основной формы М-29.

Контроль поставки материалов

Отдельное внимание прораб уделяет процессу поставки стройматериалов, а также производственных конструкций для проведения работ. Для этого у него постоянно должна быть на руках так называемая комплектовочная карта. Она составляется как минимум в 3 экземплярах:

• для прораба (остается на руках в течение всего строительного процесса);
• для сотрудников технического отдела;
• для компании, занимающейся вопросами снабжения строительных работ.

В карте отражаются обязательные сведения.

Материальные отчеты, в том числе и отчёт по форме М-19, в большинстве случаев используются для учета материалов в организациях со строительным уклоном. В данной статье мы подробно расскажем о том, кто, как и когда должен заполнять данную форму, а так же раскроем такие темы, как срок хранения материального отчета и варианты его использования.

Обязательства и обязанности по заполнению формы М-19

С 2013 года российское законодательство отменило обязательство организаций применять при составлении материального отчета унифицированные формы. Теперь компании вправе самостоятельно решать будут они использовать форму М-19 или же разработают самостоятельно.

Важно ! Если главный бухгалтер предприяти все же решит принимать отчет по такой форме, то данное решение должно быть оформлено документально и внесено в учетную политику организации.

Такой документ подлежит заполнению материально-ответственным лицом, занимающимся строительными работами. Среди таких лиц могут быть следующие сотрудники организации:

1. Начальник на строительном участке;
2. Исполнитель на строительном участке, при наличии соответствующих полномочий и навыков;
3. Сотрудник бухгалтерии, отвечающий за материальный стол.

Применение материального отчёта

Поскольку материальный отчёт отражает движение строительных материалов, в него включают все материалы, даже те, по которым не было ни приходов, ни расходов. Для подтверждения приходов и расходов, указанных в отчете, материально-ответственное лицо сдаёт вместе с отчетом всю первичку – товарные накладные, приходные и расходные ордера, требования-накладные, лимитно-заборные ведомости и т.д. Материальный отчёт позволяет оценить затраты на материалы, поэтому его используют для их анализа.

Предварительная работа при составлении отчета по форме М-19

Перед составлением материального отчета необходимо выполнить ряд обязательных действий. В первую очередь на предприятии производится проверка наличия тех или иных материалов и их сверка с данными бухгалтерии – своего рода инвентаризация. Эта мера необходима для достоверности материального отчета. Для этого создаётся инвентаризационная комиссия, которая должна присутствовать во время проведения инвентаризации в полном составе. Так же предварительно необходимо поднять всю первичную документацию, на основании которой производились приход и расход товарно-материальных ценностей за отчетный период.

Составление материального отчета по форме М-19

Итак, инвентаризация оформлена, документы первичного учёта подняты, можно приступать к оформлению отчета. Составляется материальный отчёт по форме М-19 в следующем порядке:

1. В отчёт вносятся сведения о количестве и стоимости фактических остатков материалов по результатам проведения проверки их наличия.
2. Затем в отчёт вносятся сведения о ранее поступивших товарах на основании первички. К подтверждающим приход документам могут относится чеки, приходные ордера или травные накладные, а так же квитанции.
3. Далее в отчёт включается информация о отпуске и реализации ТМЦ со склада. Эти операции вписываются в виде общего количества и суммы, рассчитанной на основании каждой операции потребления и продажи материала.
4. Отчёт готов. Теперь его передают во все подразделения организации, которым это важно, на сверку. В последнюю очередь отчёт поступает в бухгалтерию.
5. Ответственный за материальный стол бухгалтер проверяет правильность составления отчета и вносит фактические остатки по бухгалтерскому учёту на вторую страницу отчета.

Важно ! Дата составления отчета по форме М-19 не должна отличаться от даты проведения инвентаризации.

Правила оформления отчета по форме М-19

Оформление отчета начинается с выбора формы, по которой он будет осуществляться. В настоящий момент у организации существует возможность самостоятельно создавать формы первичной документации, которой и является материальный отчёт. Поскольку наша статья привязана все же к конкретной форме, расскажем о правилах оформления отчета по форме М-19.

Важно ! Заполнять форму М-19 стоит от руки (разборчивым и понятным почерком) или с помощью оргтехники. Материальный отчёт формируют в единственном экземпляре, а затем при необходимости его копируют.

Заполнение всегда начинается с оформления титульного листа. Чтобы знать, какие реквизиты на нем стоит заполнять, смотрите таблицу ниже.

Важно ! На титульном листе в верхнем правом и верхнем левом углах оставляют пустыми места для проставления виз проверяющих. Ими могут быть начальник подразделения и главный бухгалтер.

Срок хранения материальных отчетов

Бухгалтерские документы, в том числе и материальный отчёт по форме М-19 не уничтожаются сразу после составления и использования по назначению.

Важно ! Хранение бухгалтерских документов должно производится в отдельных папках сроком не менее пяти лет.

Срок хранения материального отчета может так же составлять пять лет, но никак не меньше. Устанавливается срок хранения локальными нормативными актами организации, в которой документация составляется.

§ Подразумевает перечень используемых материалов и их измерений. При чем руководитель записывает только количественные значения, а стоимостные записываются бухгалтером.

§ Поступление материальных ресурсов по источникам.

§ Расходование материальных ресурсов по направлениям.

§ Остатки подводятся на конец месяца

Отчет М-19 не позднее 3-го числа следующего месяца должен поступить непосредственно в бухгалтерию. Материально- ответственное лицо должно защитить свой отчет. Если в отчете отражены усредненные значения, то это все переходит в ведомость№10 и в конце появляются значительные разницы. Это могут быть и потери, которые устраняются материально- ответственным лицом.

В бухгалтерии проверяется:

1. Сверяются остатки с прошлым месяцем

2. Наличие первичных документов и правильность их заполнения

3. Выборочным или сплошным способом определяется правильность остатков (балансировка М-19)

4. Проставляют учетные цены материалов

5. Сверяют данные отчета М-19 и М-29 за один и тот же период.

6. Обобщают все отчеты М-19 и отражают это в ведомости 10.

Отчет по форме М-29

§ Поступает в производственно-технический отдел или нормировщику

§ Прежде чем руководитель составит отчет, сверяются данные по инвентаризации, акты приемки оборудования, объектовый журнал по выполненным работам

По М-29 составляется Журнал-ордер №10, где определяется себестоимость производства за месяц.

Проверка Отчета М-29:

1. Сверяются данные М-29 и М-19 (в расходной части)

2. Проверяется заполнение и наличие документов по расходу

3. Сверяют объем производства с журналами производства рабочих, актами сдачи, актами сдачи, инвентаризации незавершенного производства и, наконец, сверяются фактические объемы израсходованных ресурсов по нормативам.

Оперативно-бухгалтерский (сальдовый) метод складского учета

В случае ущерба материально ответственное лицо по договору должен возмещать 100% стоимость потери.

Материально ответственные лица с обязанностью системного учета МПЗ (завсклада, кладовщики) могут применять оперативно-бухгалтерский метод и метод материальных отчетов.

Метод материальных отчетов (М-19) используется в случае большой удаленности склада от центральной бухгалтерии, либо лимитировании отпуска материалов по периоду

Составление материального отчета по форме М-19 востребовано в основном в крупных компаниях строительного направления. Данный отчет относится к первичной документации и должен оформляться строго определенным образом.

ФАЙЛЫ

Кто заполняет материальный отчет

Документ заполняет материально-ответственный сотрудник предприятия, занятый в строительных работах: начальник строительного участка или непосредственный исполнитель, а также уполномоченный сотрудник отдела бухгалтерии.

Обязательно ли применение документа

С 2013 года обязательное использование унифицированных форм первичной документации отменено, поэтому пользоваться данным бланком или нет каждая организация решает в добровольном порядке. При этом, если решение положительное, то требование по применению формы М-19 нужно прописать в учетной политике фирмы.

Для чего нужен отчет

Материальный отчет – документ, который позволяет контролировать и отслеживать движение строительных материалов, а именно — их поступление и расход.

В учитываемые материалы можно включать любые виды строительных изделий: кирпичи, бетон, краски, цемент, гвозди, черепицу и т.д. В числе прочего в бланк вносятся и те виды материалов, с которыми в период составления отчета не происходит никаких действий – это позволяет учесть все без исключения товарно-материальные ценности, находящиеся на складе и сделать отчет более полным и информативным.

Что необходимо сделать для того, чтобы составить правильный отчет

Порядок формирования документа включает в себя ряд определенных операций.

1. В первую очередь, в организации проводится инвентаризация и по ее итогам сведения об остатках товарно-материальных ценностей, а точнее их количестве и стоимости, вносятся в отчет. Дата составления отчета должна быть идентична с датой проведения инвентаризационных мероприятий.
2. Далее в отчете отображаются те материалы, которые остались на складе на основании ранее оформленной первичной документации, такой как: чеки, заявки, квитанции, накладные, приходные, расходные ордера и т.п.
3. После этого в отчет включаются все товарно-материальные ценности, отпущенные потребителям (по каждому покупателю отдельно) — здесь подсчитывается их общее количество и сумма. И, наконец, вписывается информация о тех ресурсах, которые остались в складских помещениях предприятия на конец отчетного периода по факту.
4. После того, как все нужные сведения будут внесены в бланк документа, отчет передается на сверку во все заинтересованные подразделения организации, а затем в бухгалтерию.
5. Бухгалтер также проверяет отчет и заполняет его вторую таблицу, внося данные о материалах – их название, номер по номенклатуре, единицу измерения и прочее.

Правила составления материального отчета и его образец

На сегодняшний день для того, чтобы заполнить материальный отчет, организации могут выбрать один из двух вариантов: собственный шаблон документа, утвержденный в учетной политике предприятия, или унифицированный бланк по форме М-19, разработанный на уровне законодательства и рекомендованный к применению. При этом второй вариант предпочтительнее, поскольку не нужно думать над структурой и содержанием документа — в стандартную форму уже внесены все необходимые колонки и строки.

Заполнение титульного листа

Первым делом в отчет вносятся сведения на титульный лист. Сюда вписываются:

• наименование объекта (склада), товарно-материальные ценности которого подлежат учету в данном документе,
• фамилия материально-ответственного лица,
• отчетный период,
• дата заполнения бланка,
• тут же указываются приложения – количество приходных и расходных документов.

Вверху титульного листа слева и справа расположены строки для визирования уполномоченными на проверку отчета лицами: бухгалтера и начальника структурного подразделения.

Заполнение второй страницы формы М-19

На второй странице формы М-19 таблица, в которую по порядку вписываются:

• номенклатурный номер материалов,
• их наименование,
• цена за единицу измерения,
• единица измерения (штуки, килограммы, литры, метры и т.д.).

Заполнение третьей страницы

Здесь в таблице указываются:

• на начало периода (количество и сумма подлежащих учету материалов)
• информация о движении материалов: сколько было израсходовано и отпущено на производство, в том числе по объектам, и на прочие нужды,
• сколько было отпущено всего,
• остаток на конец периода.

Правила оформления отчета

Бланк можно заполнять от руки (если он распечатан) или на компьютере (намного быстрее и удобнее). Отчет формируется в одном экземпляре , а при необходимости делаются его копии.

В документе должны стоить подписи всех ответственных за его составлении лиц, в том числе материально-ответственного работника и бухгалтера.

Заверять документ при помощи печати организации строгой необходимости на сегодня нет, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право применять в своей работе штемпельные изделия только тогда, когда эта норма закреплена в их внутренней учетной политике.

Сколько времени и как хранить отчет

Отчет, как и все прочие первичные бухгалтерские документы, должен храниться в отделе бухгалтерии в отдельной папке в течение периода, установленного локальными нормативно-правовыми актами или срок, прописанный в законодательстве (но не менее пяти лет). По истечении срока давности заполненный бланк можно уничтожить (при этом утилизация должна проводиться также в определенном порядке).